Trong khi nhiều doanh nghiệp tại Mỹ đang chật vật lôi kéo người lao động trở lại văn phòng, thì quốc hội Hà Lan đã thông qua luật xác lập quyền hợp pháp của làm việc tại nhà (Work from Home), đưa Hà Lan trở thành một trong những quốc gia đầu tiên trân trọng sự linh hoạt trong luật pháp.
Hà Lan biến work from home thành quyền hợp pháp
Tuần trước, Hạ viện Hà Lan đã thông qua luật về vấn đề này. Quốc gia châu Âu này hiện cần chờ sự chấp thuận của Thượng viện.
Đạo luật đã được hạ viện của lưỡng viện Hà Lan thông qua hôm thứ Ba. Tuy nhiên, nó vẫn cần một cái gật đầu từ thượng viện Hà Lan trước khi “thông chốt”. Luật này buộc người sử dụng lao động phải xem xét các yêu cầu làm việc tại nhà của nhân viên miễn là ngành nghề của họ cho phép.
Hiện tại, các nhà tuyển dụng ở Hà Lan có thể từ chối mọi yêu cầu làm việc tại nhà của người lao động mà không cần đưa ra bất kỳ lý do gì. Theo luật mới, người sử dụng lao động phải xem xét tất cả các yêu cầu đó và đưa ra lý do thích hợp để từ chối.
Vào tháng trước, Scotland thông báo rằng công nhân khu vực công của họ sẽ có chế độ tuần làm việc 4 ngày, nhưng đổi lại sẽ bị cắt giảm lương.
Luật này sẽ được giới thiệu bởi Steven van Weyenberg, một thành viên của Đảng D-66 thân châu Âu và Senna Maatoug, một nhà lập pháp của Đảng Xanh. Hai người sẽ đệ trình đề xuất lên quốc hội trước khi quốc gia này bước vào kỳ nghỉ hè.
Weyenberg cho biết:
“Chúng tôi bật đèn xanh cho luật mới này nhờ sự hỗ trợ mà chúng tôi nhận được từ cả nhân viên và công đoàn người sử dụng lao động. Chúng tôi rất hy vọng nó sẽ được thông qua trước mùa hè.”
Maatoug của đảng GroenLinks, báo Wall Street Journal cho biết:
“Nó cho phép người lao động tìm thấy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn và giảm thời gian dành cho việc đi lại”
Đối với các công ty Hà Lan, luật mới sẽ không gây tranh cãi. Theo Eurostat, với 14% lực lượng lao động đã làm việc từ xa 2 năm trước đại dịch, việc chấp nhận làm việc từ xa cao hơn nhiều ở các vùng đất thấp.
Đại dịch đã thúc đẩy sự thay đổi thái độ về công việc, nhiều người lao động đang tìm cách duy trì sự linh hoạt mà họ có được trong 2 năm qua. Nhưng với việc các công ty đang tìm cách đáp ứng nhu cầu gia tăng khi đại dịch rút đi, chủ đề này trở thành vấn đề ngày một phân cực.
Một số công ty như Tesla vẫn buộc nhân viên trở lại văn phòng.
Tháng trước, Giám đốc điều hành Tesla, Elon Musk, đã ra tối hậu thư yêu cầu nhân viên tại công ty quay lại văn phòng – hoặc nghỉ việc.
Nói gì thì nói, Elon Musk vẫn một mực kêu nhân viên quay lại văn phòng
Hiệu quả công việc tăng đến 13% khi làm việc tại nhà.
Thế giới khám phá ra nhiều cách khác nhau để làm việc mà không cần có sự tiếp xúc của con người, trong đó làm việc tại nhà (work from home) đang có sự đổi mới mạnh mẽ.
Trong tình hình đại dịch, liệu năng suất làm việc tại nhà có thực sự tốt hơn?
Một ước tính của Upwork cho biết có 1 trên 4 người Mỹ, chiếm hơn 26% lực lượng lao động, dự kiến sẽ làm việc từ xa hết năm 2021.
Vài nghiên cứu trong những tháng qua cũng cho thấy năng suất làm việc từ xa tại nhà tốt hơn so với làm việc tại văn phòng.
Trung bình, họ tốn không quá 10 phút mỗi ngày cho những việc không hiệu quả, làm nhiều hơn 1 ngày mỗi tuần và có năng suất cao hơn 47%.
Trong một tuần làm việc, người làm việc tại nhà ổn định hơn, làm nhiều giờ hơn và hoàn thành nhiều việc hơn.
Điều này nghe có vẻ khó tin: “Làm thế nào mà bạn có thể tập trung hơn khi làm việc ở nhà?”
Hãy tìm hiểu cách các chuyên gia hoàn thành nhiều việc hơn trong môi trường công việc linh hoạt, thay vì ở văn phòng.
Hiệu quả công việc tăng đến 13% khi làm việc tại nhà
Một nghiên cứu của Standford trên 16.000 nhân viên trong vòng 9 tháng cho thấy làm việc tại nhà giúp tăng năng suất lên 13%.
Hiệu quả công việc tăng đến 13% khi làm việc tại nhà. Ảnh: Freepik
Sự gia tăng hiệu suất này là do có nhiều cuộc gọi hơn mỗi phút do môi trường làm việc yên tĩnh hơn thuận tiện hơn và làm việc nhiều phút hơn mỗi ca vì số lần nghỉ giữa chừng và số ngày ốm ít hơn.
Cũng trong nghiên cứu này, các nhân viên cũng báo cáo mức độ hài lòng công việc được cải thiện và tỷ lệ nghỉ việc giảm 50%.
Làm việc từ xa có thể tăng năng suất lên đến 77%
Theo khảo sát từ ConnectSolutions, 77% những người làm việc từ xa ít nhất một vài lần mỗi tháng cho thấy năng suất tăng lên, với 30% làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và 24% làm nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.
Làm việc tại nhà trước COVID
Cho nhân viên làm việc tại nhà là nỗi sợ hãi của nhiều công ty vì họ tin rằng nhân viên sẽ kém năng suất hơn.
Làm việc tại nhà trước Covid. Ảnh: Freepik
Điều này không hoàn toàn sai.
Ở nhà, bạn rất dễ bị phân tâm, trì hoãn hoặc làm ít công việc hơn những người làm việc tại văn phòng.
Năm 2019, một nghiên cứu của Cục Thống kê Lao động cho thấy chỉ có 24% nhân viên hoàn thành công việc khi làm tại nhà, trong khi có 82% nhân viên hoàn thành công việc nếu ở công ty.
Nghiên cứu tương tự của Cục Thống kê Lao động cũng cho thấy nhân viên các tổ chức tài chính, kinh doanh và quản lý (37%) và nhân viên các ngành nghề chuyên môn và liên quan (33%) có khả năng hoàn thành công việc tốt hơn những người làm ở các ngành nghề khác.
Một nghiên cứu khác vào năm 2012 cho thấy nhân viên văn phòng được giao những công việc nhàm chán thực hiện tốt hơn và nhanh hơn nếu ở công ty.
Những phiền nhiễu khi ở nhà có khả năng làm giảm hiểu quả công việc khi bạn không thích công việc.
Nhưng nghiên cứu này cho thấy hiệu quả công việc sẽ cao hơn khi công việc mang tính sáng tạo. Nói tóm lại, càng ít hạn chế đối với công việc, thì công việc đó sẽ hoàn thành càng nhanh.
Nghiên cứu tương tự cũng cho thấy toàn bộ nhân viên sẽ thực hiện kém nếu từng người phải làm việc tại nhà.
Mỗi cá nhân sẽ hoàn thành khối lượng công việc giống người khác.
Nghĩa là, không một cá nhân nào muốn làm thêm công việc và để người khác hưởng lợi từ công sức của mình.
Một nghiên cứu khác cũng nói rằng một người càng có nhiều thời gian làm ở nhà, thì càng trở nên kém hiệu quả.
Những người làm việc toàn thời gian (8 giờ / ngày) ở nhà có năng suất thấp hơn 70% so với những người không làm việc tại nhà.
Làm việc tại nhà sau COVID
Đã thay đổi một chút từ năm 2012. Làm việc tại nhà trở nên dễ dàng hơn và phần mềm giao tiếp ngày càng tốt hơn.
Làm việc tại nhà sau Covid.
Báo cáo từ các khảo sát được thực hiện trong vài tháng qua cho thấy làm việc tại nhà đang tạo ra sự thay đổi tốt hơn đối với các dự án và gia tăng năng suất.
Great Place to Work đã so sánh năng suất của nhân viên từ tháng 3 đến tháng 8 năm 2020, sáu tháng đầu tiên của quá trình làm việc tại nhà, so với cùng kỳ năm 2019.
Năng suất làm việc ổn định hoặc tăng lên khi làm việc từ xa tại nhà, theo một nghiên cứu kéo dài 2 năm với 800.000 nhân viên.
Prodoscore báo cáo năng suất tăng 47% kể từ tháng 3 năm 2020 (so với tháng 3 và tháng 4 năm 2019) và đã giải mã thời điểm mọi người làm việc năng suất nhất.
Báo cáo cho biết nhân viên làm việc hiệu quả nhất vào Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm; và từ 10:30 sáng đến 3:00 chiều.
Ngày làm việc trung bình vẫn từ 8:30 sáng đến 5:30 chiều và ngày càng nhiều nhân viên sử dụng phần mềm email và CRM để giữ liên lạc với đồng nghiệp.
Khảo sát của Stanford cho thấy chỉ 65% người Mỹ có Internet đủ nhanh để thực hiện các cuộc gọi video. Với 42% người Mỹ làm việc tại nhà và 26% làm việc tại văn phòng công ty.
Một khảo sát từ tháng 3 năm 2020 của Airtasker cho thấy nhân viên làm việc tại nhà dành ít thời gian hơn để trốn tránh công việc (chênh lệch 15%), dành thêm 1,4 ngày làm việc mỗi tháng và nghỉ ngơi nhiều hơn.
Những người làm việc tại nhà cho biết họ ít bị đồng nghiệp làm phân tâm, dành không quá 30 phút để nói về các chủ đề không liên quan đến công việc và dành ít hơn 7% thời gian để nói chuyện với quản lý.
New York Times đã phỏng vấn Nathan Schultz, giám đốc điều hành cấp cao của Chegg, về năng suất trong công ty hiện nay khi toàn bộ nhân viên gần như đã ở nhà.
Động thái đầu tiên của ông là liên tục kiểm tra nhân viên, nhưng một khi ông bớt lại, năng suất đã tăng lên và nhân viên bắt đầu hoàn thành các dự án trước thời hạn.
Tuy nhiên, chỉ vì năng suất tăng không có nghĩa là nó sẽ tiếp tục như vậy. Bài báo tương tự của NYT cho biết một số công ty đang chứng kiến nhân viên gặp khó khăn với việc thiếu tương tác xã hội.
Theo thời gian, sức khỏe tinh thần của nhân viên sẽ bắt đầu cản trở năng suất, làm giảm sự hài lòng của nhân viên.
Các công ty như Splunk, Affirm và Microsoft đã chứng kiến sự gia tăng đột biến về năng suất trong vài tháng đầu tiên, nhưng theo thời gian, sự cô đơn khi làm việc tại nhà ảnh hưởng đến năng suất và sự hài lòng trong công việc.
Đây là lý do tại sao nhiều công ty hiện đang áp dụng mô hình làm việc kết hợp (hydrid).
Khác biệt giữa làm việc tại nhà và văn phòng
Các cuộc khảo sát và các nhà nghiên cứu đang sử dụng dữ liệu để giúp hiểu cách thức mà làm việc tại nhà có thể hiệu quả hơn và nâng cao thời gian làm việc.
Khác biệt giữa làm việc tại nhà và văn phòng.
Một số yếu tố khác biệt trong môi trường tại nhà và đó có thể là lý do tại sao một số nhân viên hiệu quả hơn khi làm việc tại nhà.
Không đi lại
Cho dù mất 10 phút hay 1 tiếng lái xe đến công ty, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian này khi làm việc tại nhà.
Nhân viên có thể bắt đầu ngày làm việc sớm hơn nếu họ không phải mất thời gian lái xe đến văn phòng.
Cuộc khảo sát của Airtasker báo cáo rằng trung bình một nhân viên tiết kiệm được 8,5 giờ một tuần bằng cách không phải đến công ty.
Trong một năm, con số này lên đến 408 giờ.
Không đi lại cũng có nghĩa là có nhiều thời gian hơn cho các sở thích “nuôi cá và trồng thêm rau”, vốn đã bùng nổ phổ biến kể từ năm 2020.
Ít tán gẫu
Những người làm việc tại nhà ít nói chuyện với đồng nghiệp hơn, dù có liên quan đến công việc hay không. Airtasker báo cáo 70% mọi người đánh giá các mối quan hệ xã hội công việc cũng quan trọng như việc hoàn thành công việc.
Làm việc tại nhà giảm thiểu lượng tương tác xã hội.
Tập thể dục nhiều hơn
Việc không lên công ty và ít cơ hội giao lưu cho phép những người làm việc từ xa có thể sử dụng thời gian này để tập thể dục.
Tập thể dục thường xuyên tốt cho sức khỏe tinh thần và thể chất và là một liều thuốc giảm căng thẳng tuyệt vời.
Những người làm việc tại nhà cho biết họ tập thể dục nhiều hơn 30 phút trong tuần làm việc.
Tối đa năng suất
Một nghiên cứu được thực hiện bởi Ask.com cho thấy 86% nhân viên thích tự mình làm việc hơn khi họ đang cố gắng làm việc hiệu quả nhất có thể.
Tối đa năng suất khi làm tại nhà
Việc chuyển từ môi trường văn phòng sang làm việc tại nhà là một thay đổi lớn.
Bạn có thể làm việc hiệu quả không?
Làm thế nào để bạn luôn tập trung?
Khi nào bạn nên bắt đầu và kết thúc?
Điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến cuộc sống nhà bạn?
Tối đa năng suất khi làm việc tại nhà.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn hoặc nhân viên của bạn thành công hơn khi làm việc tại nhà:
Tạo không gian làm việc thoải mái
Làm việc trong văn phòng giúp bạn tập trung và đi đúng hướng.
Hãy cố gắng tái tạo lại không gian làm việc này trong nhà của bạn, cho dù đó là biến một phòng thừa thành văn phòng của bạn hay đặt một chiếc bàn sau ghế dài.
Không gian phải thoải mái, tránh xa màn hình TV, Xbox,… và có mọi thứ bạn cần để hoàn thành công việc của mình.
Có tổ chức, ngăn nắp
Bạn có thể cần áp dụng một hệ thống tổ chức mới hoặc bắt đầu sử dụng bảng kế hoạch trong ngày để đảm bảo bạn luôn đúng lịch trình.
Bạn nên tạo một lịch trình làm việc hàng tuần và liệt kê những công việc bạn cần hoàn thành.
Luôn cam kết với lịch trình sẽ giúp bạn tạo ra sự nhất quán và thói quen.
Thời gian làm việc nhỏ, nhưng cường độ cao
Bạn có thể làm việc hiệu quả hơn khi tập trung chăm chú trong khoảng thời gian nhỏ hơn.
Dành một vài giờ để xác định thời gian bạn có thể làm việc trước khi bị phân tâm.
Ví dụ, nếu bạn có thể làm việc trong 30 phút trước khi bị phân tâm, thì hãy tiếp tục tốc độ này trong suốt cả ngày.
Sau mỗi lần giải lao, hãy đặt hẹn giờ và làm việc trong 30 phút tiếp theo mà không bị gián đoạn.
Nghỉ ngơi
Nghỉ giải lao thường xuyên cho phép bộ não của bạn tái tập trung và thư giãn.
Trong cuộc khảo sát của Airtasker, 37% nhân viên làm việc từ xa nói rằng nghỉ giải lao thường xuyên là cách tốt nhất để duy trì năng suất.
Sử dụng thời gian nghỉ ngơi để ăn nhẹ, uống nước, hít thở không khí trong lành hoặc ngó ngàng gia đình.
Thời gian giải lao trung bình cho một nhân viên từ xa là 22 phút trải dài trong ngày.
Giao tiếp với đồng nghiệp
Theo New York Times, điều khó khăn nhất khi làm việc tại nhà là sự cô đơn và thiếu giao tiếp xã hội.
Dành thời gian lên công ty gặp gỡ đồng nghiệp có thể hỗ trợ tương tác xã hội và tập trung trí não của bạn vào công việc trong ngày.
Tóm lại
Làm việc tại nhà có thể là một môi trường làm việc hiệu quả hơn so với văn phòng nhằm nâng cao sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Đại dịch đã thay đổi cách chúng ta làm việc và nhiều công ty đang chuyển sang sử dụng các giải pháp tại nhà.
Hãy đảm bảo nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái, có tổ chức và khỏe mạnh để đảm bảo năng suất của họ luôn đạt tiêu chuẩn của công ty trong nhiều tháng tới.
Đại dịch xảy ra, nhiều công ty lựa chọn cho nhân viên work from home (làm việc tại nhà). Sau gần 1 năm work from home, mọi thứ sẽ vẫn như cũ hay sẽ có những thay đổi mà bạn khó hình dung đến?
Hãy tìm câu trả lời trong bài viết này với những mô tả cụ thể về sự thay đổi xảy ra với nhân viên khi làm việc tại nhà trong thời gian dài và nhà quản lý cần làm gì để quản lý đội ngũ tốt hơn.
Những thay đổi của nhân viên sau khi Work from home
Nhân viên trở lại văn phòng sau một năm làm việc remote (làm việc từ xa) không còn là người mà người sếp từng biết.
Work From Home đã thay đổi nhân viên ra sao?
Sau hơn 12 tháng, họ đã điều chỉnh theo một nhịp điệu hoàn toàn khác — trong cách làm việc và cuộc sống riêng của mình.
Họ đã thay đổi số giờ làm việc và biết cách xử lý công việc mà không cần sự giám sát.
Họ có thể dành thời gian cho gia đình hoặc các ưu tiên cá nhân, và có thể điều chỉnh liên tục do các tổn thất hoặc vấn đề sức khỏe.
Sau 12 tháng làm việc trong tình trạng tách biệt, người ta muốn kiểm soát nhiều hơn lên cách thức, thời gian và địa điểm hoàn thành công việc, cũng như quyền tự chủ cao hơn trước sếp và công ty.
Họ thậm chí không muốn bị quản lý nữa. Holly Birkett, giảng viên Đại học Birmingham ở Anh cho biết:
Nhân viên đang gánh vác thêm trách nhiệm quản lý cho công việc của mình. Họ biết mình sẽ không được trả thêm tiền cho việc đó chứ, tuy nhiên, họ thấy có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.
Tất cả những thay đổi này gây khó khăn cho nhà quản lý, những người đang tìm cách thức phù hợp để cố vấn và huấn luyện các thành viên trong nhóm khi họ trở lại nơi làm việc.
Nhân viên của họ có thể xuất hiện với bộ dạng như trước đây. Một số thì đúng vậy, nhưng nhiều người thì không.
Cách nhà quản lý thích ứng với sự thay đổi đến từ Work from home
Làm lại từ đầu
Lúc này, nhà quản lý nên xem xét việc đổi mới mối quan hệ của họ với từng nhân viên — ngay cả những người mà họ đã quản lý trong nhiều năm — như thể đang “yêu lại từ đầu”.
Xem họ như những nhân viên mới.
Để đạt được mục tiêu đó, không nên giả định rằng nhân viên của mình có thể hoặc không thể làm gì chỉ dựa vào những gì họ có thể hoặc không thể làm trước khi Covid xảy ra, vì họ có thể đã có được những kỹ năng, năng lực mới trong lúc làm việc tại nhà.
Chẳng hạn:
Một nhân viên đã biết cách xác định công việc và thời hạn hoàn thành mà không cần sếp phải “cầm tay chỉ việc”,
hoặc có thể nhân viên tư vấn bán hàng đã phát triển một phong cách gọi điện thoại mới đầy thu hút sau nhiều tháng sống trong giãn cách xã hội hoặc trở nên khiêm tốn do nỗi sợ hãi đại dịch (nếu trước đó là người tự cao).
Do đó, tốt nhất là nên coi họ là những người mới vào làm, hãy hỏi họ cảm nhận về mọi thứ ra sao, những gì họ muốn thực hiện trong vòng vài tháng hoặc vài năm tới và cách họ muốn kết hợp giữa thời gian ở nhà và nơi làm việc.
Nhà quản lý có thể sẽ cần xem khoảng thời gian từ 3 đến 6 tháng sau khi nơi làm việc mở cửa trở lại như khoảng thời gian thử việc — không phải để quan tâm tới việc sa thải nhân viên, mà là một lựa chọn để đánh giá xem nhân viên đã phát triển hoặc thay đổi như thế nào, và ngược lại phương cách quản trị của họ phải điều chỉnh theo.
Phong cách độc lập
Rất có thể thay đổi quan trọng nhất đối với nhà quản lý là nhiều cấp dưới trực tiếp có thể đã có được phong cách làm việc độc lập, và cần ít sự giám sát hơn.
Phong cách độc lập.
Việc chuyển từ trạng thái 12 tháng tự do sang hoạt động dưới sự quản lý của sếp không còn đơn giản.
David Pauleen, giáo sư Trường Cao đẳng Quản trị tại Đại học Massey ở New Zealand cho biết:
Khả năng cao là những người đã từng làm việc tại nhà nhận ra sự tự chủ mà mình đã đạt được. Một số nhân viên có thể sẽ nổi giận nếu lòng tin của quản lý với năng lực làm việc tự chủ của mình suy giảm đột ngột.
Những quản lý lo lắng về việc cho phép nhân viên tại văn phòng được phép tự chủ giống như khi họ ở nhà nên suy nghiệm về những gì họ nhận thấy trong suốt đại dịch.
Tức là, nói về nhân viên có hiệu quả vượt trội.
Trái với kỳ vọng của nhà quản lý, gần như tất cả nhân viên được tin tưởng cho làm việc linh hoạt là những người có hiệu quả vượt trội, nhờ đó nhà quản lý cũng gặt hái kết quả cao hơn.
Cùng với việc có sự tự chủ về cách hoàn thành công việc, 12 tháng trước đó chứng kiến nhiều nhân viên quản lý thời gian hoàn thành công việc tốt hơn.
Mairead O’Connor, chuyên gia phân tích của Trường Cao đẳng Doanh nghiệp New South Wales, cho biết:
Ban quản trị nhận thấy nhân viên có thời gian làm việc không theo tiêu chuẩn trong suốt cả ngày. Hóa ra họ đã dành ít giờ hơn vào những ngày làm việc [ngày trong tuần], nhưng lại có sự gia tăng đáng kể vào ban đêm và cuối tuần.
Nhiều nhân viên không muốn từ bỏ sự linh hoạt đó.
Tiến sĩ O’Connor cho rằng nhà quản lý nên đưa ra số giờ làm bắt buộc mà mỗi và mọi nhân viên phải online hoặc có mặt ở văn phòng – sau đó tạo sự linh hoạt cho họ trong việc xử lý phần thời gian còn lại.
Với nhà quản lý đã quen với việc giám sát công việc nhân viên theo khung hành chính từ 9h đến 5h chiều, nó sẽ đòi hỏi một sự thay đổi sâu sắc: quản lý nhân viên dựa trên tiến độ đạt được các mục tiêu, hợp lý hơn là số giờ họ ngồi ở bàn làm việc.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là xóa bỏ sự giám sát.
Khim Kelly, giáo sư kế toán tại Đại học Kế toán Kenneth G. Dixon phát hiện ra rằng các cơ chế giám sát hữu ích nhất đối với năng suất từng là những cơ chế làm giảm năng suất nhất bên cạnh các cuộc họp mặt đối mặt và đánh giá từ đồng nghiệp hoặc bên thứ ba.
Chúng đã được thay đổi bằng các cách tiếp cận kém hiệu quả hơn (mặc dù “dễ chịu hơn”), chẳng hạn họp online, e-mail và nhật ký công việc.
Vì mục đích đó các nhà quản lý dù sao cũng quan tâm đến các yếu tố tiếp xúc trực tiếp với nhân viên, bên cạnh việc dựa trên một loạt các yếu tố kiến thức về hiệu quả của nhân viên.”
Họp hành và xã giao
Trên thực tế, nhân viên đã phàn nàn về tình trạng họp hành quá nhiều, mặc dù 12 tháng trước đã đưa đẩy sự mệt mỏi đó lên một giai đoạn hoàn toàn mới — do sự thất vọng của các cuộc họp kỹ thuật số cộng với việc sử dụng các cuộc họp như một phương án để bù lại cho sự thiếu hụt tương tác.
Họp hành và xã giao.
Nhân viên không sẵn lòng làm lại mọi thứ như trước đây.
Quan điểm cho rằng phải có mặt để hoàn thành công việc từ 9h đến 5h mỗi ngày, 5 ngày mỗi tuần, đã lỗi thời.
Nhân viên phải có khả năng tham gia các cuộc họp vào những lúc họ có mặt tại nơi làm việc.
Điều đó chỉ có thể hiệu quả nếu các nhà quản lý áp dụng chiến lược xoay quanh đội ngũ và xây dựng một lịch làm việc chung mà mọi người trong nhóm có mặt ở văn phòng từ hai hoặc ba ngày mỗi tuần.
Nhân viên thậm chí đã quen với khái niệm rằng hội họp là nơi để gặp gỡ đồng nghiệp.
Hội họp và trao đổi giống như phần mềm giúp nhân viên cảm thấy hài lòng, hạnh phúc hơn là chỉ trao đổi về các sự cố vận hành.
Các nhà quản lý nên thúc đẩy việc này, đặc biệt hệ lụy của 12 tháng qua có thể làm suy yếu mối quan hệ – và niềm tin – giữa các nhân viên.
Lịch làm việc tiêu chuẩn là một phần của kỹ thuật đó, tuy nhiên, nhà quản lý có thể làm được nhiều hơn bằng cách khuyến khích nhân viên đẩy mạnh tương tác với trong những ngày làm việc ở văn phòng.
Ví dụ, nếu trước Covid, nơi làm việc là nơi một nhân viên sẽ bị chú ý cho việc dành quá nhiều thời gian để trò chuyện tán gẫu, thì các sếp có thể dứt khoát với điều đó trước đó.
Cuối cùng thì khuyến khích tương tác không phải là yếu tố làm cho sự tương tác đó trở nên cần thiết.
12 tháng trước đó đã cho phép những người hướng nội tìm lại sự tự do khỏi các cuộc giao tiếp xã hội gượng gạo, không thoải mái và tạo cơ hội cho những người hướng ngoại xây dựng tình bạn và hoạt động với đồng nghiệp bên ngoài văn phòng.
Thay vì cố gắng làm cho mọi thứ trở lại như cũ, các nhà quản lý nên thừa nhận rằng một số nhân viên của họ đang lên chiến lược trở lại nơi làm việc giống như cuộc hội ngộ của những người bạn từ lâu không gặp, trong khi những người khác đơn thuần ở đó để hoàn thành công việc.
Việc nhận ra rằng các nhân viên khác nhau có mong muốn khác nhau lúc nào cũng quan trọng — và khó khăn nhất — một nửa là ở khía cạnh quản lý.
Điều đó đúng trong vòng vài tháng tiếp theo. Tuy nhiên, nhân viên trở lại sau 12 tháng đại dịch đã thay đổi.
Nhà quản lý hiệu quả nhất không chỉ đơn giản thừa nhận điều đó, mà còn đạt được lợi ich từ nó.
Làm việc tại một công ty phần mềm, tôi không hề xa lạ với trải nghiệm làm việc ở nhà.
Bản thân công việc của tôi đã có mức độ số hóa, online hóa cao nhất, văn hóa trong công ty cũng lại tập trung vào quản lý đầu ra chứ không quản lý thời gian.
Vô tình, những kỳ nghĩ lễ kéo dài ở quê, những ngày trời mưa to ngập phố, những ngày phải họp từ sáng sớm đến quá giờ quy định… đã đều chuẩn bị cho tôi một trải nghiệm làm việc ở nhà hiệu quả.
Và đây là cách tôi giữ cho mình có thể làm việc hiệu quả nhất, ngay cả khi đang ở trong môi trường… rất dễ chịu của căn nhà.
Cách tập trung khi làm việc tại nhà
Một không gian làm việc thật khác
Hãy tìm cho mình một “góc” riêng, để khi bước vào, tâm trí tự động chuyển sang chế độ làm việc.
Điều đầu tiên cần làm, đó là tạo cho mình một không gian làm việc thật khác.
Cách giữ sự tập trung khi làm việc tại nhà
Ví dụ, ở nhà tôi vốn đã có một không gian riêng để đặt PC chơi game và nghe nhạc.
Nhưng tôi không dùng chiếc bàn này để làm việc, thay vào đó, cứ mỗi sáng (và mỗi chiều) cách ly, tôi lại mang laptop ra bàn phòng khách ngồi.
Dĩ nhiên, không phải ai cũng sẽ có điều kiện để sở hữu nhiều không gian khác nhau, nhưng nguyên tắc vẫn chỉ có một: Hãy cố gắng mọi cách để không gian làm việc tách biệt ra hẳn những không gian thư giãn thường nhật.
Hãy tìm cho mình một “góc”, mà mỗi khi bạn bước vào, tâm trí bạn tự động chuyển sang chế độ làm việc.
Trong nhóm của tôi, nhiều người cũng như vậy.
Có người mang laptop lên kệ loa để đứng làm việc. Có người mua một chiếc ghế có gắn bàn nhỏ, hướng ra ngoài ban công. Còn nếu chỉ có một không gian, chỉ có một chiếc PC (hoặc laptop)…
Nếu bạn chỉ có một chiếc PC
Tôi đã từng phải đi làm việc ở nước ngoài trong một thời gian dài, đã có những ngày không thể lên công ty khách hàng ngồi mà phải làm việc tại khách sạn.
Chiếc laptop tôi mang theo cài đầy game, ban ngày dùng làm để làm việc…
Và đây là lời khuyên đặc biệt quan trọng với những người vốn chỉ dùng PC tại nhà để chơi game hay lướt face: khi phải dùng cỗ máy này cho công việc, hãy tạo một tài khoản người dùng (User Account) khác.
Tài khoản Windows cho công việc
Trên tài khoản này, hãy ẩn đi toàn bộ các đường tắt tới Steam hay Origin, hãy đừng bao giờ đăng nhập vào Facebook hay Reddit.
Thay vào đó, hãy chỉ đặt các ứng dụng liên quan tới công việc mà thôi.
Tài khoản Windows cho giải trí
Không gian làm việc tối giản nhất có thể
Hãy nghĩ thật kỹ: Bạn thực sự cần thứ gì để làm việc?
Không gian làm việc tối giản
Mở rộng một chút với lời khuyên bên trên: Hãy giữ cho góc làm việc của bạn luôn gọn gàng, ít vật dụng nhất có thể.
Một cuốn truyện đang đọc dở, một chiếc iPad dùng để “luyện” Netflix, bộ tai nghe “xịn”, đều có thể khiến bạn đứt mạch làm việc.
Dĩ nhiên, kỷ luật bản thân là cần thiết, nhưng hãy làm mọi cách để bản thân có thể tự giữ kỷ luật một cách dễ dàng hơn.
Đến cuối cùng, trong phần lớn trường hợp, thứ duy nhất bạn cần để làm việc chỉ là một chiếc PC mà thôi.
Liên tục “call” với team
Tùy vào mức độ gắn kết giữa các thành viên trong team (và dĩ nhiên là cả đường mạng), cả đội có thể bật cuộc gọi trong suốt chế độ làm việc.
Đây vừa là một cách giữ được sự liên lạc luôn được thông suốt (osmotic communication) trong quá trình làm việc, một nguyên tắc mà các coder tuân theo tư tưởng Agile luôn cố gắng thực hiện.
Liên tục call với team
Hãy giả lập môi trường làm việc của team mình qua các ứng dụng gọi video.
Ngoài ra, đây cũng là một cách để cả đội có thể “nhắc khéo” nhau luôn tập trung cao độ trong quá trình làm việc nữa.
“Quy tắc giao tiếp” với gia đình
Nghe có vẻ hơi tiêu cực, nhưng các thành viên khác trong gia đình có thể khiến công việc (tại nhà) của bạn bị xao nhãng.
Ví dụ, đã có lúc tôi đang họp qua Slack thì mẹ tôi mở cửa vào phòng nói rất to: “Mẹ mua bánh mì về rồi, xuống ăn đi”.
Mọi người nghe thấy đều cười đùa, khiến buổi họp bị đứt mạch đôi chút.
Lời khuyên của tôi: hãy thiết lập một quy tắc giao tiếp với gia đình mình trong giờ làm việc.
Ví dụ, những ngày phải làm việc tại nhà, tôi luôn nhắc mẹ: Mẹ mua đồ ăn sáng thì cứ để ở bếp, xong việc đang làm con sẽ xuống ăn.
Hãy nhờ bố của bạn trả lời mỗi khi có ai bấm cửa.
Hãy dặn các bé (đã đủ lớn) tự ngồi học, ngồi chơi: “Bố ở nhà nhưng vẫn phải làm việc. Vẫn phải đến buổi tối, bố mới có thời gian để đọc truyện cho con”.
Chia nhỏ công việc, và cố gắng không bỏ dở đầu việc nhỏ
Các đầu việc nhỏ sẽ giúp bạn giảm thiểu ảnh hưởng từ các yếu tố xao nhãng.
Chia nhỏ công việc
Sẽ có những trường hợp bạn không thể bị ảnh hưởng.
Ví dụ, khi bạn phải vừa làm việc, vừa “để mắt” tới em bé để bà đi chợ ngày ông đi vắng chẳng hạn.
Để hạn chế ảnh hưởng theo cách này, hãy công việc của mình đủ nhỏ.
Ví dụ, công việc của tôi có thể chia thành các hàm (function) cần thực hiện. Công việc quản lý của bạn có thể chia thành từng hóa đơn, công việc viết lách có thể chia thành từng đầu mục (như 5 đầu mục trong bài viết này).
Hãy hoàn thành từng đầu việc nhỏ này trước khi bước sang việc khác.
Như vậy, khi có những điều xao nhãng xảy ra, ảnh hưởng sẽ chỉ gây ra với 1 đầu việc nhỏ mà thôi.
Nếu bạn đang code dở mà lại chuyển sang trả lời mail khách hàng và con bạn chạy vào, bạn sẽ phải tiếp tục tới 2 đầu việc đang dang dở. Đó sẽ là một trải nghiệm khó chịu hơn rất nhiều.
Và đừng quên những nguyên tắc chung
Chia nhỏ đầu việc chỉ là một trong những nguyên tắc chung mà bạn nên áp dụng khi làm việc ở bất cứ đâu – ở công ty hay ở nhà.
Hãy đặt cho mình các mốc thời gian để bắt đầu và kết thúc. Hãy viết các đầu việc cần làm lên note.
Hãy đảm bảo một môi trường nhiều ánh sáng.
Hãy đặt đồng hồ Pomodoro (ví dụ, làm việc 20 phút rồi tự cho phép mình “nghỉ ngơi 5 phút), nếu bạn tin vào phương pháp này.
Bởi đến cuối cùng, “công việc” ở đâu thì cũng vẫn là công việc.
Để có thể tập trung hơn, làm việc hiệu quả hơn, hãy ghi nhận tất cả sự khác biệt giữa khái niệm “làm việc” và “nghỉ ngơi”.
Và hãy tìm mọi cách để tạo cho mình 2 chế độ, dù rằng bạn vẫn đang chỉ ở nhà mà thôi.
